1. Identifier vos factures à relancer
Lorsque vous êtes sur votre tableau de bord, vous avez un bouton cliquable en haut à droite : "factures en attente de paiement". Ce sont les factures en statut "finalisées" qui rentrent dans cette partie.
Cliquez donc sur ce bouton pour accéder à votre fichier de relance :
Vous aurez ainsi la vision sur l'ensemble de vos factures que vous avez fini d'éditer mais qui n'ont pas encore été payées par vos clients :
2. Relancez vos factures par mail
Cliquez sur la facture à relancer
Cliquez sur le bouton "envoyer" puis "envoyer par mail"
Personnalisez votre message et/ou inspirez vous de notre modèle disponible ci-dessous.
Une fois le paiement effectué par votre client, vous pourrez lui attribuer le statut "payée".
Ainsi, ces factures sortiront de votre fichier de relance et rentreront dans votre graphique pour suivre et analyser votre performance (chiffre d'affaires).
3. Modèle de relance
Madame, Monsieur,
Sauf erreur de notre part, le paiement de la facture n° [N° de facture] datée du [date de la facture], pour un montant de [montant de la facture] euros ne nous est pas parvenu.
Or celle-ci est arrivée à échéance depuis le [date d’échéance de la facture].
À toutes fins utiles, vous trouverez de nouveau la facture en pièce jointe de ce mail.
Nous vous prions de bien vouloir procéder à son règlement dans les meilleurs délais.
Dans le cas où le paiement ne nous parviendrait pas, des pénalités de retard sur le montant restant dû seraient appliquées et calculées à partir de la date d'échéance de paiement initialement inscrite sur la facture.
Nous restons à votre disposition pour toute question.
En vous remerciant par avance pour votre paiement, nous vous prions d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de nos salutations distinguées.
[Prénom et Nom]
[Nom de l'entreprise]
Si vous appliquez des pénalités de retard sur votre facture, remplacez la partie "Nous vous prions de bien vouloir [...] échéance de paiement initialement inscrite sur la facture." par :
"Au vu de l'échéance de paiement dépassée nous vous prions de trouver également une seconde facture attestant des pénalités de retard calculées à partir de la date butoir de paiement et sur le montant restant dû de la facture. Ces pénalités de retard s'élèvent à [montant en €] € selon la méthode de calcul indiquée par la loi."
4. Appliquer de potentielles pénalités de retard
Les pénalités de retard sont dues dès le lendemain de la date limite de paiement indiqué sur la facture :
Une indemnité forfaitaire de 40 € est due au créancier pour frais de recouvrement, à l'occasion de tout retard de paiement (en plus des pénalités de retard) : cette indemnité n'est due qu'en cas de transaction entre professionnels.
Le taux minimum à appliquer est le taux d'intérêt légal de l'année en cours*3 et le taux maximum à appliquer est le taux directeur de la BCE + 10 points : https://entreprendre.service-public.fr/vosdroits/F23211
Si aucun taux d'intérêt n'est précisé dans les CGV de la facture, alors c'est le taux d'intérêt légal de l'année en cours*3 qui s'applique par défaut.
La formule de calcul de ces pénalités est : [montant TTC x taux] x [nombre de jours de retard / 36500]
Les pénalités de retard de paiement ne sont pas imposables à la TVA car elles n'ont pas pour contrepartie directe une prestation de services
Pour un client particulier, les pénalités sont applicables à partir de la réception du courrier de mise en demeure par le client (sauf indication contraire dans les CGV)
5. Exemple concret d'application de pénalités de retard sur une facture Tolteck
Pour une facture d'un montant TTC de 1000€ avec 10 jours de retard et un taux décidé de 2,31% (taux applicable au 2nd semestre 2022 : taux qui change tous les 6 mois) , le calcul sera le suivant :
(1000 x 2,31) x (10/36500) = 0,63 € + 40€ (d'indemnité forfaitaire) = 40,63€
Voici comment ces pénalités apparaîtront sur une facture Tolteck :
Nos Recommandations :
Dans le cas d'une application de pénalités de retard, il est préférable de recréer une nouvelle facture liée à ces pénalités.
Si vous souhaitez relancer plusieurs factures d'affilées sans avoir à retaper votre texte spécifique de relance à chaque nouveau mail : pensez à enregistrer votre mail par défaut pour votre session de relance 👍 !
Questions liées :