Pour appliquer une retenue de garantie, Tolteck dispose de trois méthodes simples et qui vous feront gagner beaucoup de temps.
La première méthode consiste à créer deux factures directement depuis votre devis: une facture correspondant à votre Retenue de garantie (souvent 5%) et une autre correspondant au montant restant.
La deuxième permet de créer vos deux factures (comme la première méthode) mais sans forcément passer par un devis.
La troisième vous permet d'appliquer directement une retenue de Garantie sous le TTC de votre facture, sans avoir besoin de créer une facture supplémentaire correspondant au montant de la Retenue de Garantie.
En effet, puisque vous enregistrez 2 paiements, il faut 2 factures, et tolteck vous permet de les créer immédiatement. Vous gagnerez donc du temps lorsque vous encaisserez les 5% restants du total devisé.
Vous aurez donc votre retenue de garantie en moins de 5 minutes 👍
Voici les étapes que vous devrez suivre pour appliquer votre retenue de garantie et créer vos deux factures respectivement de 95% et 5% du montant total du devis :
Quand vous êtes sur votre devis, cliquez sur "actions" puis "faire une facture d'intermédiaire", indiquez 5% (montant de la Retenue de garantie) puis validez :
Ensuite, lorsque vous êtes sur cette facture qui correspond à la retenue de garantie, modifiez les écritures dans le cœur de la facture et mettez "cette facture correspond à la retenue de garantie..." comme dans l'exemple ci-dessous :
Bravo ! Vous venez de créer votre facture correspondante à votre retenue de garantie.
Ensuite, retournez sur votre devis puis cliquez sur "actions" puis "faire une facture finale" :
Quand vous êtes sur votre facture finale, rendez vous dans la zone de total et cliquez sur "déduire une autre facture" et déduisez votre retenue de garantie :
Dans l'exemple, la facture intermédiaire FAC-2019-0046 correspond à la retenue de garantie de 5% :
Vous pourrez rajouter en informations complémentaires dans la zone de texte en dessous de la zone du Total "la facture intermédiaire ici déduite représente la déduction du retenue de garantie" :
Voici donc comment s'articulera votre chantier sur Tolteck avec votre devis, votre facture finale de 95% (du montant total devisé) et votre retenue de garantie de 5% (du montant total devisé) :
L'avantage de cette méthode est que vous disposerez directement de la facture de 5% correspondante à la retenue de garantie que vous pourrez envoyer pour paiement à votre client à la fin du délai de garantie.
Rendez vous sur la facture sur laquelle vous souhaitez appliquer une retenue de garantie.
Cliquez sur "remise ou autre montant à déduire" au niveau du Total de votre facture
Appliquez maintenant votre retenue de garantie (en général de 5%) et remplacez "remise exceptionnelle" par "retenue de garantie" en ajoutant entre parenthèse le montant TTC pour plus de clarté.
Une fois cette facture créée, il faut maintenant créer la facture correspondant au montant de la retenue de garantie.
Pour ce faire : Rendez-vous au niveau de votre chantier où se trouve votre facture puis cliquez sur le bouton vert + créer en bas au milieu
Choisissez maintenant "facture vierge" et validez :
Ajoutez enfin une ligne matériau que vous nommerez "retenue de garantie" avec le montant de cette retenue :
Bravo👌: Vous avez maintenant dans votre chantier, votre facture principale (correspondant à 95% du montant du chantier) et votre facture du montant de la retenue de garantie :
Dans cet exemple : la facture 0076 correspond à la retenue de garantie de 5% et la facture 0062 à la facture principale de 95%.
Rendez vous sur la facture sur laquelle vous souhaitez appliquer une retenue de garantie.
Cliquez sur "Prime non soumise à TVA à déduire" en dessous du Total de votre facture:
Appliquez maintenant votre retenue de garantie (en général de 5%) et remplacez "Prime" par "retenue de garantie":
Félicitations👌: Votre Retenue de Garantie est maintenant bien visible sur votre facture.
⚠️ IMPORTANT: Cette méthode ne requiert pas de facture supplémentaire correspondant au montant de la Retenue de Garantie. Il faudra donc penser à demander cette somme à votre client à la fin du délai de Retenue de Garantie (généralement 1 an après la fin de travaux).
Nos recommandations :
Pour les deux premières méthodes, pensez bien à attribuer le statut "Finalisée" à votre retenue de garantie et à y appliquer une date dans 1 an. Cela vous permettra d'avoir l'information de cette facture au moment voulu dans la partie "facture en attente de paiement" de votre tableau de bord et de vous souvenir qu'il vous reste cette somme à encaisser afin de finaliser complètement vos travaux et le contrat avec votre client.
Egalement, si vous souhaitez appliquer une retenue de garantie sur vos factures d'acompte et intermédiaires vous pouvez nous contacter au 0176440514 ou sur la messagerie de l'application pour que l'on vous guide.
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