Une facture pro-forma est, comme son nom l'indique, une facture créée "pour la forme". Il s’agit donc d’un brouillon, d’un modèle généré par le vendeur, et qui va contenir les produits à vendre, avec leur prix et leur description.
Elle sert à entamer le processus commercial pour informer les parties de la transaction qui aura lieu.
La principale différence entre un devis et une facture pro-forma est que le devis engage l'entreprise qui le produit dès lors qu’il est signé dans sa date de validité. Une facture pro-forma ne fait qu'informer les parties des modalités de la transaction.
La facture pro-forma :
N’est pas comptabilisée par l’entreprise car elle n’a pas la moindre valeur fiscale.
Est purement informative, n’engage pas les parties (vendeur - acheteur) à commercer ensemble et ne peut donc servir à exiger un paiement.
Sa numérotation est soit inexistante (facture sans n°), soit différente des factures standards.
elle porte le titre “Facture proforma” de façon claire afin de ne pas être confondue avec une facture définitive.
Les exemples d'utilisation d'une facture pro-forma :
Par un futur acheteur pour demander un crédit auprès d'un établissement bancaire.
Elle est établie à la demande d'un client pour déterminer le coût et les conditions de vente d'un produit ou d'une prestation de services.
Elle est utilisée dans le cadre de l'expédition d'échantillons avant la livraison d'une plus grosse commande.
Comment créer une facture Proforma sur Tolteck ?
Créez une facture vierge comme si vous souhaitez créer une facture standard avec le bouton vert "créer un nouveau devis ou facture" sur votre page d'accueil
N'attribuez pas de numéro sinon cela deviendrait une facture standard et comptabilisée.
Ajoutez la mention "facture pro-forma" dans la zone de texte située en titre de votre document
👏 Félicitations ! Votre facture pro-forma est créée.
Pour la télécharger, cliquez sur "envoyer" puis "télécharger en PDF" et prenez bien soin de cocher "non" lorsque le logiciel vous propose d'attribuer un numéro
Note : Si vous éditez souvent des factures pro-forma et que vous souhaitez tenir une numérotation différente de vos factures standards, vous pouvez ajouter un numéro à votre facture pro-forma comme ci-dessous :
Que se passe-t-il ensuite ?
A la suite d'une facture pro-forma, il y a deux possibilités :
Soit vous la passez en statut "abandonnée" car c'était uniquement une pièce informative et qu'elle ne doit pas être comptabilisée dans les statistiques de votre tableau de bord.
Soit vous la transformez en facture réelle.
Et sur Tolteck le passage d'une facture pro-forma à une facture réelle et comptabilisée ne prend que quelques secondes ! 👍
Il vous suffit d'attribuer un numéro pour la faire suivre avec la numérotation standard de vos factures, et d'enlever la mention "Facture pro-forma".
Nos Recommandations :
La création d'une facture pro-forma est nécessaire dans des cas bien spécifiques.
En général il est plutôt conseillé de créer un devis pour communiquer votre offre à votre client : cela permet à votre client, en cas d'acceptation, de signer directement le devis et d'entamer le début des travaux.
Questions liées :