Le plus simple est de créer une ou plusieurs factures d'acompte en passant par un devis puis de déduire ces acomptes dans la facture finale.
Cependant, il arrive parfois de créer une facture sans forcément passer par un devis.
Ainsi, il arrive qu'un client ne vous verse pas l'intégralité de la somme présente sur une facture d'un seul coup.
Vous avez donc deux solutions pour notifier ce paiement partiel :
La première méthode, la plus rapide, consiste à déduire le montant déjà perçu en bas de facture, sans toucher à la TVA ni au HT. C'est juste une ligne informative qui vient vous aider à suivre vos encaissements.
La deuxième méthode consiste à créer une facture unique en face de chaque versement. Nous recommandons cette méthode car c'est la bonne pratique légale et comptable et qu'elle permet d'envoyer un justificatif de paiement à son client.
1ère méthode :
Allez sur la facture qui n'a pas été payée à 100%
Cliquez sur "modifier" puis descendez tout en bas au niveau du total
Cliquez sur le bouton "prime non soumise à TVA à déduire" en dessous du total
Remplacez la mention "prime" par le libellé de votre choix, par exemple "versement anticipé" et mettez le montant qui a été réglé par votre client.
Vous verrez apparaître un "reste à payer" qui vous indiquera le montant restant de la facture en question.
Voici un exemple d'une facture à 1000€ dont seulement 400€ ont été réglé :
Note : Cette méthode ne créé pas de nouvelle facture et vous permet de gérer vos différents encaissements sur une seule et même facture. Même si cela paraît plus simple et plus rapide, nous conseillons toujours de créer une facture unique en face de chaque versement afin d'avoir une gestion plus précise de vos encaissements et un justificatif de paiement à envoyer à votre client. Voici donc les étapes pour le faire ci-dessous 👇
2ème méthode :
Cette méthode est applicable si la facture initiale n'a pas encore été déclarée en comptabilité car elle vient modifier le montant de la facture initiale.
L'exemple ci dessous concerne une facture de 1000€ qui a été finalement payée en deux fois : 400€ puis 600€ 1 mois après.
1. Créez votre facture qui signifie le paiement de seulement 400€ de la facture initiale de 1000€
A. Cliquez sur le bouton "+ créer" en vert au milieu en bas de votre chantier où se trouve déja votre facture à 1000€ (dans votre listing de devis et factures) et sélectionnez "facture vierge".
B. Ajoutez une ligne matériau du montant de l'acompte perçu : dans notre exemple 400€
Félicitations ! Vous avez créé votre facture de 400€. Il faut donc maintenant créer votre deuxième facture de 600€ 👇.
Note : vous avez actuellement votre facture initiale de 1000€ et la facture fraîchement créée de 400€ dans votre chantier.
2. Déduisez la facture d'acompte de 400€ que vous venez de créer sur votre facture initiale de 1000€
A. Rendez vous sur votre facture de 1000€, cliquez sur "modifier" en vert en haut puis descendez jusqu'au total de votre facture et cliquez sur le bouton "déduire une autre facture".
B. Le logiciel vous proposera directement la facture de 400€ à déduire puisqu'elle se trouve dans le même chantier.
Vous avez maintenant un chantier clair avec une facture de 400€ (acompte perçu) et une facture de 600€ qui sera payé au moment où votre client vous règlera le solde du chantier :
Félicitations 👏 ! Le paiement partiel de votre facture est enregistré.
L'avantage de cette procédure : Avoir une facture en face de chaque versement pour tenir correctement vos comptes et être clair auprès de vos clients sur les sommes déjà versées et les sommes en attente de paiement.
Nos Recommandations :
Pensez bien à tenir à jour les statuts de vos factures payées partiellement : mettez le statut "finalisé" lorsque vous n'avez pas reçu encore le paiement et mettez le statut "payée" une fois le paiement reçu pour actualiser votre chiffre d'affaires 👍.
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